La documentación es una técnica de recolección de datos, que consiste en copiar los datos de registros donde previamente han sido almacenados, estos datos claramente provienen de mediciones donde el investigador no tuvo participación, por lo que no puede dar fe de la precisión y exactitud de los mismos, se consideran datos secundarios.
Los datos secundarios provienen de mediciones que si bien es cierto pueden tener precisión y exactitud, son condiciones que no están garantizadas, al mismo tiempo que el investigador no participó en el control de los sesgos de medición.
La documentación es una técnica de recolección de datos que no puede ser utilizada para la clasificación de los estudios, por cuanto, en un mismo estudio se pueden utilizar tantas técnicas de recolección de datos como variables posea.
No existe el estudio de tipo documental, solo existe el estudio donde se utilizó la técnica de recolección de datos llamada documentación. En un mismo estudio puede utilizarse más de una técnica de recolección de datos, por lo que, de utilizarse estas condiciones para una taxonomía de la investigación, no cumpliría con las condiciones de exhaustivo y excluyente.
1. Suministra datos secundarios
Existen dos tipos de datos: los datos primarios, son aquellos donde el investigador realiza sus propias mediciones y por otro lado, los datos secundarios, que ya están previamente registrados. Los estudios retrospectivos utilizan datos secundarios que se obtienen con la técnica de recolección de datos llamada documentación.
Los datos secundarios pueden ser precisos y exactos, sin embargo es algo que no se puede garantizar, por la misma razón de que el investigador al no haber participado en su medición, no pudo haber controlado los sesgos de medición, esto no quiere decir que, estos datos no sean útiles, para el desarrollo de un estudio, se pueden utilizar anunciando su condición.
En una fase exploratoria, descriptiva e incluso relacional de una línea de investigación, se requiere conocer datos que permitan identificar situaciones o circunstancias que se necesita investigar, al comenzar una línea de investigación, o al desarrollarla en sus niveles más básicos, no se exige que la información sea muy exacta, escrupulosa o fina.
Utilizar esta técnica de recolección de datos no hace que un trabajo de investigación no tenga validez, solo es una restricción que debe anotarse en el capítulo de alcances y limitaciones. En algunas circunstancias incluso estamos obligados a utilizar esta técnica, pero en otras, sólo queremos desarrollar un estudio con resultados preliminares.
Existirán casos donde es posible elegir entre una técnica retrospectiva y una técnica prospectiva. Por otro lado, hay casos donde la única posibilidad es el uso de la técnica retrospectiva, es decir, utilizamos a la técnica de recolección de datos llamada documentación porque es la única forma disponible para viabilizar el desarrollo del estudio.
2. No asegura la precisión y exactitud
Son datos precisos los que controlan el error aleatorio, un error aleatorio es la distancia que existe entre el valor de medición y el valor real, esta condición siempre está presente en toda medición, de allí que para conocer el valor más cercano a lo real se utilizan varias mediciones y se obtiene un promedio de ellas.
El promedio de todas las mediciones es un valor más cercano a lo real, que lo obtenido en una medición única, este concepto se aplica tanto a la medición en las unidades de estudio, como a la medición de parámetros en la población, en el que a partir de una población se obtienen varias muestras y luego se obtiene el promedio del valor medio en cada muestra.
Son datos exactos los que controlan el error sistemático, un error sistemático, se expresa en la distancia que existe entre una medición y otra por parte del mismo evaluador, es un error humano, y aparece cuando no se sigue un protocolo para realizar una medición, por tanto las mediciones se estarían realizando en condiciones distintas.
Este concepto también se aplica tanto a la medición en las unidades de estudio, como a la medición de parámetros en la población, por ejemplo cuando se estudia una muestra que no es representativa de la población, se obtendrá un valor de estimación del parámetro distinto cada vez que se realice el estudio, esto se controla con el control de los sesgos de medición.
Los datos secundarios, si bien pueden haber tenido el control del error aleatorio y el error sistemático, es una condición que no se puede garantizar, de allí que los estudios que se realizan con estos datos previamente registrados, se denominan estudios retrospectivos, en alusión a los datos registrados en el pasado.
3. Corresponde al estudio retrospectivo
Son aquellos que utilizan datos secundarios para su desarrollo, sobre estos datos se desconoce que se haya controlado los sesgos de medición al momento de su registro, el investigador no realiza las mediciones, los datos ya se encuentran registrados y el investigador se limita a copiarlos.
Cuando se habla de estudios retrospectivos, se refiere a la clasificación de los estudios según el control de la medición de la variable de estudio, no hace referencia a las “otras variables” porque la precisión y exactitud que se requiere de los datos, se enfoca en la variable de estudio, que es la variable que caracteriza a la línea de investigación.
El diseño de los casos y controles es retrospectivo, porque consiste en analizar dos grupos, uno de enfermos y otro de sanos, al momento de seleccionar estos grupos el diagnóstico ya ha sido realizado y registrado en un tiempo anterior donde el investigador no tuvo participación, para el investigador son datos secundarios, el estudio es retrospectivo.
En el diseño de casos y controles, se compara una serie de características en los grupos previamente construidos, la medición de estas características, no es crucial para la calidad del estudio, ni para la clasificación del mismo, entre tanto la medición de la variable de estudio, si es esencial de allí que la clasificación considera únicamente a la variable de estudio.
Para que un estudio sea considerado prospectivo todas las variables analíticas deben considerar datos primarios, pero para que un estudio sea retrospectivo, basta que la variable de estudio consigne datos secundarios sin observar la naturaleza de la medición de las otras variables participantes en el estudio.
4. No necesita instrumentos de medición
Los estudios basados en la documentación no requieren de instrumentos de medición, precisamente porque ya se cuenta con los datos, estos datos se encuentran registrados en documentos ya sean físicos o digitales, de manera que la recolección de datos consiste únicamente en copiarlos, a ello se le denomina documentación.
Si se realiza un estudio sobre un grupo de pacientes atendidos durante el año pasado, es posible que estos pacientes tengan fiebre e hipertensión, pero el investigador no midió la temperatura, tampoco midió la presión arterial; siendo que el investigador no realiza las mediciones, entonces, no necesita instrumentos.
En los estudios que utilizan la documentación no existen instrumentos porque los datos corresponden a registros de variables que ya fueron medidas. Si se desea conocer la presión arterial, la temperatura y el peso de los pacientes, y se copian esos datos de una historia clínica, no se necesita el tensiómetro, la balanza ni el termómetro: no hay instrumentos.
Tampoco se requiere de los materiales de verificación, como por ejemplo, un microscopio, una placa radiográfica o un estetoscopio, estos materiales si bien no son instrumentos de medición, si acompañan al proceso de la medición, por lo tanto se utilizan cuando se realizan las mediciones, en un estudio con datos secundarios, tampoco se requieren.
En un estudio que utiliza datos secundarios, se requieren de recursos distintos a los que se necesitaron para hacer las mediciones, por lo general se requieren pocos recursos económicos por cuanto ya se cuenta con los datos, en ese caso se trata de un estudio de gabinete, no hay una recogida de datos que implique un despliegue logístico por parte del investigador.
5. Utiliza una ficha de recolección de datos
Una ficha de recolección de datos no es un instrumento, una ficha de recolección de datos es eso mismo, un almacén temporal de datos, que no mide nada, habitualmente se trata de un anexo del informe final de investigación que se utilizó para trasladar los datos, desde su fuente original hasta un software estadístico.
Utilizar una ficha de recolección de datos, es una forma de administrar el trabajo del investigador, es una forma de sistematizar la recogida de datos, a fin de evitar errores de acopio, en ocasiones se puede prescindir de la ficha de recolección de datos cuando el traslado de los datos se hace directamente de la fuente de datos hacia el software estadístico.
La ficha de recolección de datos no es un instrumento, por lo tanto no requiere de validación de instrumentos, en los estudios retrospectivos, este documento de apoyo a la recolección de datos es una traducción administrativa del cuadro de operacionalización de variables, la cual cuenta con validez de contenido.
La ficha de recolección de datos suele ser confundida con los instrumentos de medición documentales, porque ambos recolectan datos, sin embargo los instrumentos de medición documentales, recogen datos al mismo tiempo que los miden, su aplicación es análoga a los instrumentos mecánicos, la ficha de recolección de datos, recolecta los datos ya medidos.
Un estudio que utiliza instrumentos de medición documentales es un estudio prospectivo, los cuestionarios, las escalas y los inventarios, no documentan sino miden porque entregan valores finales de medición o datos, también suelen aparecer como anexos en el informe final de investigación, estos si son verdaderos instrumentos.
6. Datos en documentos físicos
Cuando se habla de la documentación como técnica de recolección de datos, habitualmente se piensa que estos documentos son físicos, como la historia clínica, el informe de cirugía, la hoja de interconsulta, el reporte de laboratorio, etc. esto porque así comenzó esta técnica de recolección de datos.
Una historia clínica es un documento que almacena datos clínicos de un paciente, el paciente es la unidad de estudio, la historia clínica es la unidad de información, porque allí se encuentra registrado el peso, la talla, la temperatura, etc. y para poder conocer estos datos de un determinado paciente se requiere acceder a su historia clínica.
Como toda tarea manual, estas anotaciones pueden contener errores de registro, además de ser susceptibles a modificaciones futuras, de allí que los diagnósticos de un libro de altas médicas en un hospital, no necesariamente coinciden con los diagnósticos registrados en las historias clínicas, sesgos propios del registro manual y su almacenamiento en documentos físicos.
De allí que, documentarse para obtener los datos es una buena alternativa, cuando se requieren obtener resultados preliminares, cuando por estrategia del investigador en el desarrollo de su línea de investigación desea poseer resultados previos o preparatorios, el uso de este tipo de datos es una limitación, pero no invalida el estudio.
Los documentos físicos por lo general son incompletos, dado que no son construidos con el propósito de un estudio en particular, también es común que no se encuentran todos los documentos a los que se desea acceder, estas condiciones se suman a las limitaciones propias de un dato secundario, hay que tenerlo en cuenta al plantear su uso.
7. Datos en documentos digitales
La documentación implica revisar documentos, pero no necesariamente documentos físicos, los datos no siempre están almacenados en papel, con la globalización de los recursos informáticos, cada vez es más frecuente, que los datos se encuentren en documentos digitales.
Cuando hablamos de documentos digitales, no nos referimos a documentos en Word o en PDF, mucho menos a documentos físicos escaneados, sino a la información que se encuentra en las bases de datos, excluyendo a las bases de datos creadas por transcripción de los documentos físicos, son datos que contienen los sesgos propios de su origen.
Las bases de datos se construyen a medida que van ingresando los registros, su fuente de origen es la propia medición, controlan en gran medida el error aleatorio como el error sistemático, por lo que mientras se usen para la investigación de quien creó la base de datos, se consideran datos primarios, y su aplicación en estudio se considera prospectivo.
Las bases de datos cuando se analizan, su análisis es completo o absoluto, participan todas las unidades de estudio, a todos los registrados en la base de datos se considera la población, por lo que cualquier medida que se haga sobre ella, se considera el parámetro de la población, de manera que desde el punto de vista de la población su medición no contiene error aleatorio.
Es ideal utilizar bases de datos en los estudios predictivos y aplicativos, sin embargo si esto no fuera posible, se pueden utilizar archivos de información estáticos, siempre que los datos que contengan correspondan a datos primarios, ello con la finalidad de garantizar la precisión y exactitud de sus mediciones.
8. No existe el estudio documental
Existen varios autores que consignan en sus taxonomías al estudio documental, como aquel estudio basado en la técnica de recolección de datos llamada documentación, sin embargo no se puede tipificar a los estudios en función a una técnica de recolección de datos.
En un estudio donde naturalmente se enlistan muchas variables, las mismas que están consignadas en el cuadro de operacionalización de variables, cada variable puede recogerse con una técnica distinta, así, en el mismo estudio pueden perfectamente coexistir la documentación, la observación, la entrevista, la encuesta y la psicometría.
Si bien, es posible que toda la recogida de datos se agote con una sola técnica de recolección de datos, estos estudios son los menos frecuentes, lo habitual es que se utilice más de una técnica de recolección de datos, de manera que no puede existir el estudio de tipo documental, como tampoco existe el estudio de tipo cuestionario.
Si existiera el estudio de tipo documental, también habría el estudio de tipo observacional, de tipo entrevista, de tipo encuesta y de tipo psicometría, y todas las combinaciones que entre ellas se puedan dar, estas clasificaciones no serían excluyentes, de manera que concluimos diciendo que las técnicas de recolección de datos no se pueden usar para hacer taxonomía.
La documentación es una técnica de recolección de datos a la que acudimos cuando queremos estudiar datos del pasado, o cuando por cuestiones de factibilidad del estudio no podemos hacer nuestras propias mediciones, esta factibilidad tiene que ser analizada por el propio investigador, en sacrificio de la precisión y exactitud de los datos.
